Dalam rangka pembenahan ruang kerja dan pengrapian dokumen, Balitek KSDA melakukan kegiatan penataan arsip secara bertahap selama bulan September hingga Desember 2020. Penataan dilakukan terhadap seluruh arsip dan dokumen yang berasal dari awal berdirinya balai tahun 1991, hingga dokumen tahun 2019 setelah balai mengalami beberapa kali perubahan nomenklatur.

Kegiatan tersebut dilakukan oleh Tim Penataan Arsip yang ditunjuk oleh Kepala Balai yang dibimbing dan disupervisi oleh arsiparis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim, Sdr. Aswin Rakhmani, A.Md

Menurut Aswin, arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan, penganalisisan data, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

“Arsip memiliki beberapa peranan diantaranya sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi; bahan atau alat pembuktian (bukti otentik); bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan; sebagai alat ukur aktivitas suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, dan bahan informasi kegiatan  ilmiah lainnya,” terang Aswin.

“Mengingat betapa pentingnya peranan arsip dalam sebuah organisasi, maka kami berkomitmen melakukan pembenahan dan penataan arsip dengan membentuk tim penataan arsip,” kata Kepala Balitek KSDA, Dr. Ishak Yassir.

Lebih lanjut, Ishak menyampaikan beberapa tujuan yang ingin dicapai Balitek KSDA dengan kegiatan ini yaitu agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman. Baik berarti arsip disusun dengan rapi sehingga menghemat ruang penyimpanan. Teratur artinya arsip tersusun secara sistematis sehingga mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat dan efisien tenaga dan waktu. Selain itu, penataan juga bertujuan untuk keamanan kerahasiaan arsip, menjaga kelestarian arsip, serta menyelamatkan arsip-arsip penting.

Berdasarkan hasil klasifikasi dan penyortiran yang mengacu pada Peraturan Menteri LHK Nomor P.44/Menlhk-Setjen/Kum.1/5/2016 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, serta Peraturan Menteri LHK Nomor P.21/Menlhk-Setjen/Kum.1/3/2017 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, diperoleh berkas sebanyak 4.739 dokumen balai berupa surat dinas, dokumentasi foto, peta dan beberapa media lainnya.

Dokumen-dokumen tersebut disimpan dalam ruangan khusus penyimpanan arsip yang telah disiapkan. Ruangan penyimpanan dilengkapi dengan rak dan almari  arsip dari bahan tahan rayap dan serangga, sarana pendingin udara, serta sarana pengolah data berupa komputer sebagai alat pencarian dan alih media secara digital. Adapun sisa berkas/dokumen yang bukan merupakan kategori arsip dimusnahkan dengan cara dibakar di tempat pembakaran yang telah disediakan.